文件製作要點 與 登台演說要點

作者：埔里榮民醫院 神經外科  陳斯逸 醫師

          「參加完活動我第一件做的事情，就是馬上拿出近期一次演講的投影片做修改。」

          什麼樣的活動，能讓年過三十，平日疲累，前一天值班數次被中斷睡眠的外科醫師，在活動全程保持清醒，還得到啓發？

          什麼樣的活動，能吸引四方跨界人士，遠道而來，齊聚中台灣濱海寶地，在擁有燈光美氣氛佳，座椅舒適、空調適宜、網路暢通、電源充足的會議室裡，仍然目光投向講師，踴躍提出討論，而非低頭把玩自己的電子產品？

          「這是一個人人桌上有插座有自己的 3C 用品，卻沒有人在做自己私事的活動。」

          我很幸運地在三個月前，憑著平日買演唱會門票 的衝勁，報名成功。既然是秒殺的活動，相信扼腕錯過的朋友一定很多，主辦單位很貼心地徵求會後心得，應該是希望多少減少一些遺憾吧。畢竟「能分享的知識才會有力量」，就不在這裡增添向隅民眾的惋惜感，簡單分享心得。

          希望我分享的重點整理與個人心得，能稍盡紀錄寫實之責。

          活動名為「簡報技巧高峰會」，我大致將內容分為兩大主題：一為簡報文件製作要點，一為登台演說要點。

簡報文件製作要點：

1. 創意發想：接獲做簡報的任務時，你也許和我一樣，坐下來打開電腦，點開 PowerPoint / Keynote / or whatever…開始打上題目，制定 outline，開始寫 introduction，依序下去。這樣絕對沒有錯，如同我們過去十數年也可以做出中規中舉的簡報，交差了事，但是也不會得到什麼超乎你期待的結果。王永福老師請我們蓋上電腦，重新為你的聽眾設計一個令人想關注的劇本。並非所有的題材都是閃閃發亮，但是經由你花時間創意發想的劇本，將會是符合觀眾需要。創意發想的概念與楊加任老師介紹的 Prezi 簡報概念不謀而合，這個軟體提供完全空白的頁面，讓演講者將之視為題目的全貌，自在地在頁面上擺放素材，不受限於「Next page」的模式。

2. 平日素材收集：「素材的蒐集沒有捷徑」，這幾乎是每一位講者的忠告，卻也是在場觀眾多次提問的問題。各個前輩有各自累積素材的方式。陳炯毓醫師擅長利用雲端 Evernote 回傳每日自己的見聞/病例，並且定期整理。王永福老師建議各位善用便利貼/隨手紙，或是像一些App軟體的「心智圖」之類的軟體。邱建勳醫師結合自己的攝影長才準備素材，也從網路圖庫 iStockphoto 得到很多靈感。素材的需求隨著簡報的屬性不同而異，但所有的講師都是因為對「做好簡報，成功傳達訊息」充滿渴望，而努力地在生活中蒐集自己可能需要資訊，這一切，沒有捷徑 ！

3. 用心再用心：我很喜歡蔡欣宇醫師提醒我們的一句話：「請不要讓觀眾這麼輕易就能發現你的不用心」。

          建議多觀摩大型會議的電子簡報，分析一個作品為何會得獎，為何另一個卻讓你不想看下去 ？可能是顏色太過繽紛，可能是圖文編排順序不流暢，可能內容過於複雜使讀者迷失，不知軸序(可以定期或以側標 outline 提示)，可能只是排板不統一，可能是說明文字太多，這些問題說起來大家都知道，卻容易因為不用心/時間太趕而忽略。

          全面的視覺化也是多位講師提示的重點，這也是用心體貼讀者的方式。

          用心的層面，還需要延伸到對演說會場/對象/場合的瞭解，務必再三地確認細節，備份檔案，測試，充分的軟硬體準備才能讓準備多時的完美簡報成功呈現。（by 兩位蔡醫師/陳醫師/王老師)

登臺演說要點：

          一整天的簡報下來，講師已經就在做最好的示範了。各位講師在研討會期間也不時提點出「之前講師的優點」，這表示一場好的演說其實要素都是相同的

          蔡依橙醫師甚至「親自演練給你看」。讓一個腦科醫師在十分鐘內，立刻知道「心臟放了節律器導極通電以後，左心室會逐漸擴大」。雖然心臟生理學早已離我遙遠，但是蔡醫師給的訊息太過鮮明強烈，讓我馬上就抓到重點，他成功了！

          我也將接收到的訊息歸納於三：

1. 練習再練習：一樣，沒有捷徑！我們很難想像這些已經是講師級的前輩在面對演說之前，投入的練習心力超乎我們想像。練習方式包括錄音錄影，計時，面對鏡子，演給朋友看，不看稿等等。

2. 熱情無敵：熱情應該展現於對做好簡報的渴望，以及同理觀眾的需求。王永福老師提出了不同簡報技巧的境界 (詳細可見中港澄清張醫師所做的課後整理圖)，而我歸納的一句心得則是：任何枯燥的主題，都要找出引人入勝的切入點。(王老師補充：這要時間！)

3. 多觀摩：智財局動手之前 網路的資訊的取得非常方便，蔡依橙醫師推薦多觀摩TED精簡的簡報。蔡依橙醫師本身為該領域之極度專業人士，深刻體會冗長，拐彎抹角的鋪陳會令專業人士不耐，因此建議屏棄冗長的 introduction，科學簡報切中觀眾最想得知的 question rising 和 solution。邱建勳醫師利用簡報的美感補足自認口才上的不足，陳炯毓醫師利用動畫/影片將一切關於手術的細節視覺圖像化，因為他知道這是觀眾最感興趣的部份。王永福老師擅長破冰，引起觀眾興趣，並且對自己的投影片內容倒背如流。這幾位講師各自代表不同的類型，但是因為找到適合自己的方法，都能使簡報的功能發揮。每個人都應該藉由觀摩練習，找到自己游刃有餘的簡報方式。

          最後謝謝活動團隊的用心策劃，你們帶給觀眾的，比你們想像的多。

整理會中提及的參考資源：

圖庫：iStockphoto

演說：TED

書籍：簡報藝術2.0, Slide ology

Blogs：福哥的部落格 http://www.afu.tw/  蔡依橙醫師部落格 http://i-chentsai.blogspot.tw/
台灣Prezi 俱樂部 http://www.facebook.com/twprezi